Le domaine de l’administration est un secteur très prisé de nos jours. Les postes ne manquent pas, car les entreprises ne cessent de recruter pour parfaire leur personnel. Parmi les métiers de l’administration les plus prisés, vous avez celui de l’assistant(e) de direction. Quelles sont ses fonctions au sein de l’entreprise ? Quelles formations faut-il suivre pour accéder à ce métier ? Nous vous donnons tous les détails dans cet article.
L’essentiel à savoir sur le métier d’assistant de direction
Pour entrer dans le domaine de l’assistanat, il est important de comprendre tous les points clés de ce métier.
Qu’est-ce qu’un assistant de direction ?
Un assistant(e) de direction possède d’autres appellations, comme secrétaire de direction ou assistant de manager. Il s’agit du réel bras droit du cadre ou chef d’entreprise, car il assiste et représente ce dernier. L’assistant de direction est la personne chargée de la gestion et de l’organisation administrative de l’entreprise. Le but de ses fonctions est de faciliter la communication et la transmission des informations dans la hiérarchie de l’entreprise.
De quelles missions un assistant de direction est-il en charge ?
Les missions d’un assistant de direction sont diverses. Si la plupart tournent autour du secrétariat, il doit aussi gérer d’autres responsabilités.
Tout d’abord, l’assistant de direction se charge de gérer le planning de son chef, mais aussi de l’entreprise. Il doit en effet revoir toutes les dates de rendez-vous et de visites d’acteurs externes. On lui assigne également la mission de veille pour que certaines dates n’entravent pas la production de l’entreprise. Cela est le cas pour les dates de formation, par exemple.
Ensuite, ce professionnel est chargé de la communication de l’entreprise. Cela implique à la fois la communication interne et la communication externe. Dans ce cadre, l’assistant de direction répond aux appels téléphoniques et s’occupe du traitement des courriers.
Enfin, l’assistant de direction se charge de toutes les organisations administratives de l’entreprise. Cela inclut les plannings, les réunions ainsi que les conférences à faire. De plus, il doit gérer le classement des dossiers et archives, pour que les informations importantes soient toujours à disposition.
Quelles sont les qualités requises pour devenir assistant de direction ?
Si le métier d’assistant de direction semble être un métier facile, il faut avoir de nombreuses qualités pour y percer.
En premier lieu, un assistant de direction doit miser sur une très bonne présentation. Il est l’image de l’entreprise. En effet, il s’agit du premier responsable de l’accueil des visiteurs. Le charme, le sourire et la courtoisie doivent être de rigueur.
En second lieu, un assistant est tenu de garder la bonne humeur et le sang-froid qu’importe la situation. Il est souvent amené à gérer le mécontentement d’autrui. Il peut s’agir de celui de son chef, mais aussi d’un acteur externe de la société. L’assistant doit être capable de gérer toutes les situations avec tact et discrétion.
En dernier lieu, un bon assistant de direction doit avoir un bon sens du relationnel. Il est amené à côtoyer de nombreuses personnes tout au long de la journée. Il est primordial de savoir communiquer de toutes les façons.
Les domaines à maitriser pour un assistant de direction
Pour devenir assistant de direction, vous devez également acquérir des compétences dans quelques domaines. Certains peuvent s’apprendre durant les formations, d’autres sont à acquérir de manière autodidacte.
Un assistant de direction doit d’abord avoir une bonne capacité rédactionnelle. Ainsi, il doit maîtriser les outils bureautiques, ainsi que le Pack Office. À cela s’ajoute un esprit d’analyse et de synthèse bien aiguisé.
Par ailleurs, un assistant de direction devrait maîtriser une seconde langue. D’habitude, l’anglais est le meilleur atout linguistique. Sa maîtrise vous sera toujours utile dans la communication, mais également dans l’utilisation de certains outils informatiques. Il s’agit d’ailleurs d’une compétence que vous ne pouvez pas acquérir au cours d’une formation certifiante en assistanat. Il est utile de suivre une formation à part pour bien maitriser cette langue.
Les avantages de devenir assistant de direction
Pourquoi devenir assistant de direction ? Quelques avantages s’offrent à ceux qui se passionnent pour ce métier.
Le premier atout de ce métier est notamment l’élargissement de votre carnet d’adresses. Vous avez en effet la possibilité de communiquer avec de nombreuses personnes internes et externes à l’entreprise. Le second atout d’un assistant de direction est sa polyvalence. Une formation complète dans ce domaine vous ouvre de nombreux postes dans l’administration.
Quelles formations faut-il suivre pour devenir assistant de direction ?
Pour devenir assistant de direction, il est primordial de suivre une formation complète au sein d’un établissement.
Les formations initiales
Vous avez la possibilité de suivre des formations initiales pour devenir assistant de direction. À partir de votre Bac, vous pouvez choisir de vous spécialiser en bac pro gestion et administration ou en bac techno STMG. Pour une meilleure spécialisation dans ce métier, nous vous conseillons également de poursuivre vos études après le bac. Diverses options s’offrent à vous pour en savoir plus sur l’administration et l’assistanat. Vous pouvez choisir de poursuivre en Bac+2 et avoir un BTS, ou poursuivre jusqu’en licence bac+3.
Les formations continues
Pour vous former dans ce métier, vous pouvez choisir la formation continue. Il s’agit d’une option qui s’adresse aux salariés voulant évoluer dans leur carrière ou se reconvertir. La formation continue est financée entièrement par l’entreprise.
Les formations certifiantes
Vous pouvez aussi vous tourner vers les formations certifiantes auprès des centres privés. Elles s’adressent à ceux qui débutent leur carrière dans ce métier et voulant aiguiser au mieux leurs connaissances. Ces formations certifiantes peuvent également aider les assistants déjà en poste voulant mettre à jour leurs connaissances.
Les formations certifiantes sont souvent de courte durée, et peuvent se faire en ligne. Renseignez-vous sur les meilleurs centres proposant une bonne qualité de formation.
Les évolutions d’une carrière d’assistant de direction
L’avantage de devenir assistant de direction, c’est notamment au niveau de l’évolution future de votre carrière. En effet, comme vous êtes le bras droit de votre chef d’entreprise, la promotion de son poste entraîne également la vôtre. De plus, vous pouvez acquérir des spécialisations dans un domaine précis comme la comptabilité, les ressources humaines ou encore le commercial.