L’assistant ou secrétaire administratif est un vrai pilier pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Ses tâches sont très variées, depuis la réception et l’émission d’appel jusqu’à la gestion des courriers et la rédaction. Ce type de service est très prisé auprès des PME et des TPE. En suivant une formation à distance, devenez une secrétaire administrative hors pair. Avec la formation à distance, vous avancez à votre rythme. Cela vous permet également d’obtenir un certificat reconnu à la fin de vos études.
Comprendre le métier d’assistant ou secrétaire administrative
L’assistant et le secrétaire désignent le même poste dans le domaine de l’administration. En tant que tel, vous êtes chargé de :
- Échanger avec les fournisseurs ;
- Accueillir les clients ;
- Recevoir les demandes des collaborateurs de l’entreprise.
Comme le nom du poste l’indique, vous êtes le responsable de la partie administrative au bureau. Votre rôle tourne principalement autour de :
- La saisie des données,
- La réception et envoi des courriers,
- L’organisation des réunions,
- La prise de note et la rédaction de compte-rendu,
- Le traitement des e-mails,
- La gestion, la création et le tri des dossiers clients et fournisseurs,
- La liaison entre les différentes branches de l’entreprise,
- La gestion de l’agenda du directeur.
Le salaire de l’assistant administratif dépend entièrement de ses responsabilités. Il s’agit d’un poste qui évolue avec le temps, tout comme le salaire, dépendant des compétences de l’assistant.
Dans quel secteur d’activité un assistant ou un secrétaire administratif peut-il évoluer ?
En fonction de la formation que vous choisissez, vous pouvez acquérir des compétences qui feront de vous un assistant unique. Un assistant polyvalent portant plusieurs casquettes est très apprécié par les start-ups ainsi que les PME et TPE.
Effectivement, cela leur permet de maîtriser le coût de la gestion de l’administration en engageant un ou deux secrétaires. Les grandes entreprises optent surtout pour un secrétaire spécialisé dans un domaine en particulier. C’est à vous d’opter pour la filière qui vous convient le mieux dans ce cas.
- Si vous êtes à l’aise avec les chiffres, le travail de secrétaire comptable vous conviendra le plus. Vous pouvez alors exercer auprès d’un cabinet comptable, auprès d’une entreprise ou d’une association.
- Votre passion pour le droit vous aidera à devenir secrétaire juridique et travailler au sein d’un cabinet d’avocat.
En tant qu’assistante administrative polyvalente, vous pouvez facilement trouver votre place dans une institution, une collectivité ou une mairie. En entreprise, vous serez en étroite collaboration avec le directeur ou le manager.
Les compétences recherchées chez un assistant administratif
Le poste que vous visez indique le parcours que vous devez prendre. Un directeur sera très strict pour le choix de la secrétaire qui l’accompagne tous les jours et à qui il confie des missions importantes. Or, il s’agit du poste le plus convoité par les secrétaires administratives. Ce secteur est prédominé à 97 % par des femmes.
Vos responsabilités dépendent de vos compétences et qualités. Une aisance relationnelle et une grande capacité d’adaptation et d’écoute sont des atouts qu’une secrétaire doit avoir.
Souvent une bonne vitesse de frappe, la maîtrise des outils bureautiques et des compétences en rédaction sont des impératifs pour l’assistant.
Il s’agit d’un travail non réglementé. Ainsi, suivre une formation est la meilleure option pour gagner en compétences. En fonction de votre dernier diplôme et du poste que vous visez, vous pouvez obtenir un certificat, un BTS, ou une licence pro.
Les formations à distance possibles pour devenir assistant administratif
Une formation assistant administratif a pour but de vous donner les moyens de maîtriser le travail d’un secrétaire administratif. En plus, vous aurez des cours qui vont vous permettre de développer les capacités humaines nécessaires pour le poste. Par ailleurs, selon vos besoins, vous pouvez suivre les cours à distance. Ils sont généralement disponibles sur votre espace étudiant, sur le site du centre de formation choisi.
Le programme d’une formation assistant administratif
Un secrétaire est une personne efficace et rapide dans la réalisation de son travail. Lors de la formation, vous serez familiarisé avec les tâches d’un secrétaire au quotidien. Les cours considèrent également les techniques pour la prise de note, le standard téléphonique et la rédaction de divers rapports.
L’outil bureautique et l’utilisation des divers logiciels de secrétariat feront partie des sujets à apprendre durant la formation.
Les formateurs vous expliquent le rôle d’un secrétaire et les manières de communiquer en fonction de votre interlocuteur.
Enfin, le stagiaire apprendra les bases de la comptabilité et du droit civil.
Les modules compris dans ce type de formation
Plusieurs modules de formation s’intègrent à un cursus d’assistant administratif. Généralement, ils tournent autour des sujets de base suivants :
- Le secrétariat au quotidien,
- L’environnement informatique,
- La maitrise de Microsoft office.
Vous avez la possibilité de vous inscrire pour un module uniquement ou pour les trois, en fonction de vos besoins. Dans tous les cas, une formation assistant administratif en ligne vous fait bénéficier d’une attestation ou d’une certification.
Les spécificités d’une formation à distance
Lors d’une formation assistant administratif à distance, les cours sont présentés sur un support facile à utiliser et intuitif. Des animations, des sons ainsi que des illustrations aident à l’assimilation. Il est également possible de profiter de l’e-conférence avec un formateur du centre de formation. Cela vous permet de poser des questions en direct et d’échanger avec d’autres élèves à distance.
Les diplômes qu’on peut obtenir après la formation
En fonction de vos besoins, après le bac, il est possible de viser différents types de diplômes. Les sanctions qui suivent peuvent vous permettre d’accéder au poste d’assistant ou de secrétaire administratif :
- Un BTS en gestion d’entreprise,
- Un BTS en communication,
- Le BTS négociation et digitalisation des TPE et PME,
- Le BTS support à l’action managérial ;
- Un DUT gestion des entreprises et des administrations.
En poursuivant vos études, vous pouvez obtenir :
- Une licence pro sur le métier de la gestion des ressources humaines ;
- Une licence pro sur la communication en entreprise.
Avec une licence, vous pouvez évoluer plus rapidement à votre poste et devenir secrétaire de direction.